เมื่อสำนักงานกลายเป็นจมอยู่กับเทคโนโลยีเป็นที่ชัดเจนว่าผู้คนจะต้องใช้เทคโนโลยีนั้นเพื่อหมายถึงสามานย์มากขึ้น เนื่องจากผู้ค้าเทคโนโลยีทำให้ผู้คนสามารถใช้อุปกรณ์ใหม่ในการทำสิ่งต่าง ๆ ที่ครั้งหนึ่งเคยเป็นเรื่องยากมากหรือต้องใช้อุปกรณ์ราคาแพงจำนวนมากจึงต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ถูกละเมิด ถึงแม้ว่ากฎหมายจะห้ามมิให้ผู้อื่นคัดลอกสิ่งที่ไม่ควรทำ เช่าเครื่องถ่ายเอกสารแต่ถ้าทำได้ง่ายคุณก็พนันได้เลยว่าจะมีใครไป ไม่ว่าเจตนาของพวกเขาจะแย่หรือไม่ก็ตาม

เช่าเครื่องถ่ายเอกสารอาจถูกสร้างขึ้นเมื่อสิ้นเดือน

โดยทีมงานคนเดียวกันและคัดลอกออกไปยังที่ต่างๆ โดยใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารติฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อในสำนักงานใหญ่ ตอนนี้เรารู้แล้วว่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเหล่านี้สามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากมายในขณะนี้รวมถึงการส่งอีเมลอัตโนมัติไปยังผู้คนหรือส่งแฟกซ์ ดังนั้นคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าข้อมูลสำคัญและข้อมูลบัญชีของคุณไม่ได้ถูกส่งไปยังคู่แข่งรายใดรายหนึ่งของคุณในแต่ละเดือน เป็นไปได้ไหมที่จะรักษาความปลอดภัยการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อให้ผู้คนไม่สามารถคัดลอกข้อมูลที่คุณได้รับจริง

โชคดีที่เทคโนโลยีมาถึงการช่วยเหลือและเครื่องถ่ายเอกสารล่าสุดตอนนี้มีคุณสมบัติที่จะทำให้การรักษาความปลอดภัยพีซีบางอย่างดูเชื่อง ตอนนี้คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ที่กำลังจะใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารในรูปแบบของรหัส PIN รหัสผ่านและการรูดบัตร การ์ดเหล่านี้สามารถตั้งค่าให้อนุญาตการเข้าถึงที่คุณมีแนวโน้มจะเห็นในธนาคารขนาดใหญ่โดยเฉพาะแผนกเครื่องถ่ายเอกสารของธุรกิจ

แต่สิ่งที่พวกเขาทำคืออนุญาตให้คุณห้ามไม่ให้คนทำสิ่งต่าง ๆ

• เช่าเครื่องถ่ายเอกสารในความเป็นจริงแทนที่จะเป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการก่ออาชญากรรมในกรณีนี้ (แน่นอนด้วยอุปกรณ์ใหม่ล่าสุด) มันช่วยหยุดมัน
• ตัวอย่างเช่นแม้ว่าเครื่องถ่ายเอกสารจะส่งบัญชีให้กับทุกคนในรายการอีเมลโดยอัตโนมัติหากผู้ที่ทำการคัดลอกตัดสินใจที่จะเพิ่มคนอื่นลงในรายการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจะจดจำสิ่งนี้ได้
• มันจะเก็บว่าใครจะไปเมื่อมันไปและผู้ที่ส่งมันด้วยการใช้รหัสผ่านและรหัส PIN สิ่งนี้จะปลอดภัยอย่างไม่น่าเชื่อและสามารถทำให้แน่ใจว่าสำเนาของคุณไปยังบุคคลที่ถูกต้องเท่านั้น

แน่นอนว่ามีวิธีอื่นในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารเช่นการ จำกัด จำนวนที่คัดลอกการทำให้เป็นอนุกรมแต่ละครั้งและเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นหากคุณกำลังพิจารณาที่จะเพิ่มเช่าเครื่องถ่ายเอกสารไว้ที่สำนักงาน พิจารณาตัวเลือกความปลอดภัยที่มี มันอาจช่วยให้คุณประหยัดเงินเป็นจำนวนมากในระยะยาว